Een leeg A4
Een medewerker meldt ongewenst gedrag van een collega. Wat doe je dan?
Die vraag stelde ik vorige week tijdens SAFE DAY, georganiseerd door Hans van der Loo, schrijver van Samen Safe. Ik gaf er een workshop over een kant van sociale veiligheid waar wat mij betreft nog te weinig aandacht voor is: het begeleiden van degene over wie gemeld wordt.
Ik begon met een leeg A4. Stel, dit is het dossier, er is net een melding binnengekomen. Nog geen compleet beeld, nog geen hoor en wederhoor. Toch wordt dat lege vel soms verrassend snel ingevuld, niet omdat organisaties niets doen, vaak juist omdat ze te snel te veel doen: iemand wordt naar huis gestuurd, collega’s krijgen iets mee, en voordat alle betrokkenen hun verhaal hebben kunnen vertellen, ontstaat er al een beeld.
Zo’n beeld blijft zelden binnenskamers. Omstanders en collega’s gaan praten, invullen, oordelen en soms roddelen, over de melder net zo goed als over degene over wie gemeld is. Dat brengt schade toe en bemoeilijkt een zorgvuldig proces. Een werkgever hoort daar alert op te zijn, niet omdat je elk gesprek bij het koffieapparaat kunt voorkomen, maar omdat de manier waarop een organisatie vanaf het eerste moment communiceert mede bepaalt hoeveel ruimte er ontstaat voor speculatie.
Handelen is iets anders dan oordelen
Een melding serieus nemen is iets anders dan een conclusie trekken. Een werkgever moet handelen, soms zelfs onmiddellijk bij een acuut veiligheidsrisico, maar handelen en oordelen zijn twee verschillende dingen. In de eerste 72 uur gaat het vooral om rust, duidelijkheid en zorgvuldigheid: wat is er gemeld, welke procedure wordt gevolgd, en wanneer horen betrokkenen weer iets.
Om die zorgvuldigheid te waarborgen, is het belangrijk dat zowel de vertrouwenspersoon als de begeleider beschuldigde vanaf moment één in beeld zijn, niet pas wanneer de situatie is geëscaleerd. Het voordeel daarvan is dat beide partijen vanaf het begin iemand naast zich hebben staan, iemand die helpt om rust te bewaren en het hoofd koel te houden, in plaats van dat mensen in die eerste onzekere uren aan hun lot worden overgelaten. De praktijk leert dat het gevoel er in zo’n situatie alleen voor te staan traumatisch kan zijn, en dat mensen hier nog jaren last van kunnen houden.
Juist wanneer een melding veel impact heeft, is de druk om snel te handelen groot. Begrijpelijk, maar snelheid mag niet ten koste gaan van zorgvuldigheid.
Zorgvuldigheid geldt voor alle betrokkenen
De aandacht gaat terecht uit naar degene die meldt, die moet serieus genomen worden, gehoord worden en waar nodig ondersteuning krijgen. Maar ook degene over wie gemeld wordt blijft werknemer en verdient een zorgvuldig proces. De Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers tot beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, en artikel 7:658 BW kent een algemene zorgplicht voor een veilige werkomgeving. Zorgvuldig handelen betekent voor mij: oog houden voor alle betrokkenen zolang niet vaststaat wat er is gebeurd.
Neutraliteit is daarbij essentieel, niet in de zin dat een werkgever niets mag vinden of doen, maar dat conclusies niet vooruitlopen op de feiten. Hoor en wederhoor is daar het instrument voor: worden feiten en aannames gescheiden, en krijgt ook degene over wie gemeld is daadwerkelijk de gelegenheid om te reageren voordat besluiten worden genomen? Neutraliteit klinkt vanzelfsprekend, juist onder druk blijkt hoe lastig het is om die vast te houden.
Wat gebeurt er met degene over wie gemeld wordt?
Dat was de kant waarover ik tijdens SAFE DAY vooral sprak. Vaak ontstaan er bij de vermeend beschuldigde veel emoties, variërend van ongeloof, tot boosheid of verdriet, dan komen de vragen: wat is er gezegd, wie weet hiervan, gelooft mijn werkgever mij nog. Zeker als het leidinggevenden en senior medewerkers betreft, die gewend zijn om zelf de regie te voeren, zie ik hoe ontregelend het is wanneer die regie ineens bij anderen ligt. Precies dan doen mensen soms dingen die hun situatie ingewikkelder maken: een boze mail sturen, zelf verhaal gaan halen, meteen in de verdediging of ontkenning schieten richting de werkgever.
Mijn rol als begeleider beschuldigde is niet om iemand vrij te pleiten of gedrag goed te praten, maar rust te brengen, te helpen ordenen, en te voorkomen dat emotie het proces gaat bepalen. Begeleiding betekent ook reflecteren: hoe kan jouw gedrag bij de ander zijn overgekomen, wat was jouw aandeel, zou je achteraf iets anders hebben gedaan. Naast iemand staan is daarom iets anders dan achter iemand staan, en goede begeleiding betekent niet dat alles wordt bevestigd.
Rolzuiverheid: wie doet wat?
Een tweede risico is rolonzuiverheid. Tijdens SAFE DAY vertelde ik over een directeur die tegelijk intern vertrouwenspersoon was, het gesprek tussen betrokkenen zou begeleiden, én uiteindelijk zou beslissen over de uitkomst. Diezelfde persoon droeg dus meerdere, en onverenigbare petten, waardoor de onafhankelijkheid en zorgvuldigheid van het proces onder druk kwam te staan.
Niet elke combinatie van rollen is een probleem, in een kleine organisatie kunnen een leidinggevende en bestuurder dezelfde persoon zijn. Het gaat mis wanneer iemand een onafhankelijke rol combineert met een rol waarin diegene belang heeft bij de uitkomst, zoals een HR-medewerker die ook vertrouwenspersoon is, of een begeleider beschuldigde die pleitbezorger wordt. Rolzuiverheid betekent handelen vanuit je eigen rol en mandaat. Goede intenties zijn niet genoeg, ook de zorgvuldigheid van het proces moet kloppen.
Sociale veiligheid blijkt wanneer het spannend wordt
Sociale veiligheid blijkt niet alleen uit een gedragscode of meldprocedure, maar op het moment dat het spannend wordt. Kunnen we luisteren zonder onmiddellijk te oordelen? Kunnen we iemand aanspreken op gedrag en diezelfde persoon zorgvuldig behandelen? Dat is geen besluiteloosheid, dat is professioneel handelen.
Drie dingen om te onthouden
- Na een melding heb je nog geen compleet beeld, juist dan is neutraliteit belangrijk.
- Zorgvuldigheid door de werkgever geldt voor iedereen, ook voor degene over wie gemeld is.
- In de eerste 72 uur gaat het om rust, zorgvuldigheid en rolzuiverheid, nog niet om oplossen, oordelen of straffen.
Wacht niet met zorgvuldigheid tot het proces vastloopt. Veel gedoe aan het einde kun je voorkomen door het begin goed te doen.
Bronnen:
Arbeidsomstandighedenwet, in het bijzonder artikel 3
Burgerlijk Wetboek, artikel 7:658
Hans van der Loo, Samen Safe
SAFE DAY, 16 september 2026