“Is een collega als vertrouwenspersoon niet genoeg?” Die vraag krijg ik regelmatig van werkgevers en HR. Een begrijpelijke vraag. Iemand uit je eigen organisatie kent de mensen, de cultuur en de gang van zaken. Waarom zou je dan iemand van buiten halen?
Het antwoord hangt af van wat je wilt bereiken. In de praktijk zie ik wel dat medewerkers met de meest gevoelige zorgen vaak juist niet naar een collega stappen.
De kracht van een interne vertrouwenspersoon
Een interne vertrouwenspersoon staat dichtbij. Medewerkers kennen het gezicht en weten de weg. Dat maakt de drempel laag voor vragen en kleinere zorgen. Een interne vertrouwenspersoon weet bovendien hoe het in de organisatie loopt en vangt signalen op die iemand van buiten mist.
Waar het lastig kan worden
Een interne vertrouwenspersoon werkt in dezelfde organisatie als de melder, en soms ook als degene over wie het gaat. Dat heeft lastige kanten.
- Collega blijft collega. Een interne vertrouwenspersoon heeft geen leidinggevende of HR-rol, juist om dubbele petten te voorkomen. Toch blijft het iemand die je dagelijks tegenkomt, bij de koffie of in de kantine.
- Loyaliteit. Gaat de melding over een directe collega of een leidinggevende, dan komt de vertrouwenspersoon in een lastige positie. En de melder voelt dat.
- Zorgen over vertrouwelijkheid. Medewerkers vragen zich af of hun verhaal echt binnenskamers blijft, als de vertrouwenspersoon morgen weer gewoon op de afdeling rondloopt.
Juist bij (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, pesten of machtsmisbruik kan dat de doorslag geven om niets te zeggen. Dan blijft een signaal liggen dat je als werkgever had willen weten.
Wat een externe vertrouwenspersoon toevoegt
Een externe vertrouwenspersoon heeft geen belang in de organisatie. Ik werk niet bij jouw bedrijf en zit niet in dezelfde lijn als de melder. Daardoor praten medewerkers makkelijker vrijuit. Ik neem ook ervaring mee uit verschillende organisaties en sectoren. Ik weet hoe een situatie zich kan ontwikkelen en welke stappen helpen om onnodige escalatie te voorkomen.
Voor jou als werkgever betekent dat: signalen komen eerder boven, en de vertrouwelijkheid blijft gewaarborgd. Je hoort van mij het aantal contactmomenten, geen namen en geen details.
Allebei: vaak de beste keuze
In veel organisaties werkt een combinatie het best. Een interne vertrouwenspersoon is het laagdrempelige aanspreekpunt dichtbij. Een externe vertrouwenspersoon is er voor wie liever met iemand van buiten praat. Medewerkers kiezen zelf bij wie ze terechtkunnen. Zo vergroot je de kans dat niemand blijft rondlopen met iets wat gezegd moet worden.
Voor kleinere organisaties zonder geschikte interne kandidaat is een externe vertrouwenspersoon vaak de meest praktische oplossing.
En de wet?
Op grond van de Arbowet moet een werkgever beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Daar vallen ongewenste omgangsvormen ook onder. Een vertrouwenspersoon is daarvoor een belangrijk middel, maar is nog niet wettelijk verplicht. Er ligt wel een wetsvoorstel om dat te veranderen. Meer daarover lees je in mijn blog “Is een vertrouwenspersoon verplicht? Wet en actualiteit”.
Twijfel je wat bij jouw organisatie past? Ik denk graag met je mee. Een kennismaking is kosteloos.
Wil je weten wat een externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op.